Benvenuto/a alla seconda parte della guida in cui ti svelo, passo-passo, come scrivere un comunicato stampa e farlo pubblicare (gratis), per ottenere NOTORIETÀ e AUTOREVOLEZZA.
ATTENZIONE! AL TERMINE DI QUESTO ARTICOLO POTRAI SCARICARE GRATIS UN MODELLO DI COMUNICATO STAMPA DA USARE PER SCRIVERE LE TUE NOTIZIE!
Come ricorderai, se hai letto la prima parte di questa guida, un comunicato stampa è un testo di ca. 1.800 battute, spazi compresi (ca. una pagina di word) scritto in stile giornalistico, con tanto di titolo e sottotitolo (facoltativo) che riporta la notizia che vuoi far pubblicare.
È il MEZZO migliore per “recapitare” una notizia ai giornalisti e convincerli a scriverci sopra un articolo o a dedicarle un servizio in tv.
In pratica scrivere un comunicato stampa è come scrivere un articolo, ma anzichè scriverlo direttamente su un giornale, devi scriverlo su un foglio di Word, o su un’email e spedirlo ai giornalisti.
I quali, poi, se lo giudicheranno interessante e utile, lo rielaboreranno, trasformandolo in un articolo vero e proprio. O magari in un servizio televisivo o in una notizia sul web.
Ti ricordi tutto?
Prima di dedicarti alla parte conclusiva della guida, e vedere COSA scrivere in un comunicato stampa, per far parlare di te e della tua startup, facciamo un breve riassunto di quanto ti ho spiegato nella prima parte.
Dunque: Nella prima parte di questa guida ti ho svelato le “regole non scritte” che devi rispettare se vuoi scrivere un comunicato stampa che abbia almeno qualche speranza di venire letto e preso in considerazione dai giornalisti.
Deve essere sintetico, attuale e interessante. Ossia non troppo lungo, nè troppo corto, con notizie aggiornate ed essere “di pubblico interesse” (il che significa che non deve contenere notizie che interessano solo a te, o informazioni esclusivamente “pubblicitarie”).
Per avere inoltre qualche speranza di essere preso in considerazione, il comunicato stampa deve avere un TITOLO intrigante, scorrevole, non troppo esplicativo, ma ovviamente pertinente.
Nella prima parte della guida ti ho svelato il mio “trucco del mestiere” per arrivare a scrivere titoli efficaci, grazie a 4 passaggi molto semplici da seguire.
Un titolo efficace serve, naturalmente, ad “attirare l’attenzione” del giornalista e indurlo a proseguire nella lettura del corpo del comunicato, anziché cestinare tutto ad una prima occhiata (abbiamo visto che in una redazione arrivano, in media, 4-500 comunicati al giorno e quindi i giornalisti tendono ad essere molto selettivi).
Ma cosa succede dopo che con il tuo titolo avrai attirato l’attenzione del giornalista?
Be’ naturalmente devi continuare a mantenere vivo il suo interesse fino al fondo del testo, in modo che, dopo averlo letto, gli venga voglia di lavorarci sopra e trasformarlo in un articolo, un servizio televisivo o radiofonico, o magari un post sul suo sito web.
Anche in questo caso, per scrivere il testo di un comunicato stampa capace di catturare e mantenere l’interesse dei giornalisti fino al fondo, ci sono alcune regole fondamentali. La prima fra tutte è:
La regola delle 5 W…dimenticala!
Lo so, te l’hanno insegnata a scuola. Ti hanno ripetuto alla nausea che i giornalisti per scrivere gli articoli usano da sempre la “regola delle 5 vù doppie (5w)“.
Ossia danno subito, all’inizio dell’articolo, le informazioni che rispondono alle 5 domande fondamentali: Chi? Cosa? Quando? Perché Dove? (in inglese: Who? What? When? Why? Where?) e magari anche “come?” (hoW?)
In questo modo, chi legge sa subito di cosa si parla e qual è il nocciolo della notizia. E poi può proseguire nella lettura.
Ebbene, da qualche anno a questa parte, questa “regola” non vale più.
Con l’avvento del web, i lettori sono diventati sempre più “distratti” e “veloci” e se i giornalisti continuassero ancora ad usare la regola delle 5W, dando subito tutte le informazioni essenziali all’inizio dei loro articoli, nessuno leggerebbe più il resto.
Siamo diventati tutti dei lettori “superficiali”. O meglio, siamo talmente bombardati di notizie ogni giorno, che ormai ci accontentiamo di conoscere soltanto poche informazioni essenziali su ogni fatto e non avvertiamo più il bisogno di approfondire i retroscena, i motivi, gli sviluppi, ecc.
Ci basta essere “a conoscenza” dei fatti, per non farci cogliere impreparati durante una conversazione e nelle occasioni sociali, ma non ci interessa più (almeno non a tutti) essere informati davvero.
Troppo caos, troppe informazioni inessenziali ogni giorno, ci hanno tolto l’interesse e il “gusto” per l’approfondimento.
Siccome però i giornalisti ci tengono ad essere letti (ogni giornalista, compreso il sottoscritto, è un po’ uno scrittore mancato e per questo apprezza più di tutto di avere un “pubblico”) si sono inventati un “trucco” per mantenere l’attenzione del lettore.
Anzichè dare tutte le informazioni essenziali subito, nell’attacco dell’articolo (le prime righe del testo, dette anche “lead“, in gergo), rischiando poi di perdersi i lettori, le centellinano con cura. All’inizio danno soltanto alcune informazioni utili e si tengono le altre per dopo.
Descrivendo un fatto, ad esempio, danno subito al lettore/spettatore, nelle primissime righe, qualche informazione su cosa è successo (What?) e dove (Where?).
Poi “annegano” tutte le altre informazioni (chi è il protagonista della notizia, quando è accaduto il fatto, come si è svolta la vicenda, ecc.) nelle righe successive dell’articolo, o nei minuti successivi del servizio, in modo da mantenere il lettore “incollato” al giornale o alla tv (o al computer, se si tratta di un sito web) il più a lungo possibile.
O addirittura, quando possibile, per indurlo a cliccare (nel caso di articoli web) su “leggi tutto” o su sezioni successive dell’articolo, per aumentare il suo tempo di permanenza sulle pagine, sottomettergli altre pubblicità e ovviamente far crescere il numero di “click”.
Tu, se vuoi scrivere un comunicato stampa che funzioni, devi fare lo stesso.
MA con qualche accorgimento in più…
Niente “click baiting” o “leggi tutto”. Devi tenere a mente, infatti, che non stai scrivendo per un pubblico generico, ma per un o una “addetto/a ai lavori”, ossia per qualcuno che l’informazione la fa per mestiere.
Quindi niente “trucchetti” evidenti, o escamotage per aumentare la curiosità (nemmeno puntini sospensivi, cliffhanger, ecc.). Verresti cestinato/a senza pietà.
Piuttosto, per tenere incollato il giornalista al tuo testo, devi scrivere il tuo comunicato stampa usando questo semplice schema:
- Scrivi “Cosa” e “Quando” nelle prime 3-4 righe del comunicato, subito dopo il titolo (e l’eventuale sottotitolo).
Inserisci subito nel lead, il “nucleo” della notizia che vuoi comunicare, descrivendo brevemente di cosa si tratta e – se è qualcosa legato a un momento preciso (es: un evento, un accordo aziendale, un aumento di capitale, ecc.) – scrivendo quando avverrà o è avvenuto.
- Nelle righe successive, specifica gli elementi di interesse che la tua “notizia” potrebbe avere per i potenziali lettori/spettatori.
Dopo aver scritto il “succo” della notizia in apertura (vedi punto 1), nel “blocco” successivo aggiungi altri elementi “notiziabili” (che hanno valore di notizia). Aiuteranno il giornalista a valutare se il tuo contenuto potrebbe essere interessante per il suo pubblico.
- Inserisci tutti gli elementi collaterali della notizia, rispondendo alle altre “domande” con la W doppia
Nel terzo “blocco” del comunicato aggiungi i particolari che non hai inserito nel lead. Chi sono i protagonisti? (Who?). Come si sono svolti i fatti? (HoW) Dove è avvenuto ciò che descrivi? (Where?). Spiega tutto in una decina di righe al massimo. Mantieni al minimo gli elementi pubblicitari o autopromozionali (i giornalisti odiano la pubblicità).
- Dai voce ai tuoi protagonisti.
Nella “chiusura” del comunicato inserisci un breve “virgolettato” (max 4-5 righe) con i commenti tuoi, o di altre persone coinvolte (es: amm. delegato, Direttore finanziario, ecc.). Non esagerare con i virgolettati. Uno, al massimo due, sono più che sufficienti.
In alternativa, se non hai un virgolettato, puoi aggiungere una breve conclusione, che possibilmente faccia riferimento al lead (cioè che “concluda” quanto hai scritto in apertura). - Inserisci un “boilerplate”
DOPO il termine del comunicato stampa, al fondo, separato dal contenuto principale, inserisci un breve testo (5-6 righe) con le informazioni istituzionali o la presentazione generale della tua startup e i suoi riferimenti (es: url sito web). In gergo si chiama “boilerplate” o “piedino”. Servirà al giornalista per arricchire l’articolo con notizie su di te e sulla tua startup.
Tutto chiaro? Sembra complicato, così a parole, ma vedrai che se fai qualche prova ti impadronirai ben presto del “meccanismo” e riuscirai a scrivere rapidamente un comunicato stampa perfetto e irresistibile per qualsiasi redazione!
Per aiutarti le prime volte, in ogni caso, HO IN SERBO UNA SORPRESA PER TE.
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Comodo vero?
Puoi usarlo liberamente tutte le volte che vuoi, ma ti chiedo la cortesia di non divulgarlo, perchè l’ho creato apposta per te e per gli altri lettori di questa guida e mi spiacerebbe vederlo “scoppiazzato” in rete.
Piuttosto, se lo giudichi utile e funzionale, puoi lasciarmi un commento qui sotto, o addirittura, se ti senti particolarmente generoso/a, pubblicare un link a questa guida, sul tuo sito o blog.
Mi aiuterai a far conoscere la guida e soprattutto aiuterai altri imprenditori come te a rendere più efficaci anche i loro comunicati.
Ancora qualche piccolo trucco del mestiere…
Siamo arrivati alla fine di questa guida e ormai dovresti avere tutti gli strumenti e le conoscenze necessari per scrivere un comunicato stampa perfetto e farlo pubblicare (gratis) per acquisire autorevolezza e notorietà.
Prima di salutarti, però, permettimi di darti ancora qualche veloce consiglio per rendere irresistibili i tuoi testi:
Usa parole semplici e spiega i punti oscuri.
Tieni sempre presente, mentre scrivi, che il giornalista potrebbe non conoscere tutto del tuo lavoro e non essere un vero esperto del tuo settore.
Usa parole semplici, evita i termini specialistici e se inserisci qualche acronimo, abbreviazione, o parola straniera, SPIEGALA SEMPRE.
Non c’è nulla di peggio di una notizia interessante, ma scritta in modo incomprensibile. E i giornalisti, come tutti noi, ODIANO sentirsi ignoranti!
Scrivi frasi brevi e evita le negazioni.
Cerca sempre, quando scrivi il tuo comunicato stampa, di usare frasi brevi, senza subordinate e sempre assertive.
Non dilungarti in lunghi giri di parole e soprattutto non usare frasi in negativo (“non si tratta di…”, “non bisogna pensare che…”, ecc.).
Lo stile giornalistico è fatto di frasi principali seguite da un punto (delle vere e proprie “dichiarazioni”) che risultano più facili da leggere e da interpretare.
Rispondi alle obiezioni in anticipo.
Se la tua notizia ha dei “punti deboli” o peggio che mai la tua azienda ha qualche “scheletro nell’armadio” (es: un anno che non è andato tanto bene finanziariamente, o un prodotto ancora incompleto, ecc.), NON far finta di nulla.
Quando stai per scrivere il tuo comunicato stampa pensa a quali sono gli “scheletri nell’armadio” che hai e a quali potrebbero essere le giustificazioni da addurre.
Affronta subito il toro per le corna e “spiega” nel comunicato, le tue ragioni e i motivi per cui hai delle difficoltà. È meglio dare risposte in anticipo, piuttosto che subire dopo le domande dei giornalisti e fargli venire il dubbio che tu non gli abbia raccontato tutta la verità.
NON scrivere ciò che non vorresti leggere.
Capita a volte che le aziende abbiano dei segreti. Magari un importante accordo non ancora perfezionato del tutto, o un finanziatore istituzionale che non vuole comparire con il proprio nome, o un progetto “segreto” che vedrà la luce solo fra qualche mese.
Se c’è qualcosa che non vuoi che diventi di pubblico dominio, NON scriverlo nel tuo comunicato. Sembra scontato, ma non lo è. A volte una notizia è talmente bella che può venirti voglia di “anticiparla” per creare un clima di attesa, prima che sia effettivamente comunicabile.
Resisti alla tentazione! Se dai uno “scoop” a un giornalista, NON si fermerà a un semplice accenno, ma scaverà a fondo e farà domande, fino a quando sarai costretto a raccontargli tutto quello che vuole sapere. O peggio, proverà a colmare i vuoti (quello che non gli hai detto), facendo ipotesi. Spesso sbagliate. E a volte dannose.
Quindi se c’è qualcosa che non vuoi leggere sui giornali o vedere in tv, NON scriverlo! Non accennarlo. Non pensarlo neppure, mentre sei lì a scrivere un tuo comunicato stampa! Così eviterai di fare gaffe.
Rileggi e taglia
Quando hai finito di scrivere, rileggi tutto un paio di volte e pensa a come tagliare tutto quello che non è assolutamente essenziale. Ossia tutto quello che NON fa strettamente parte della notizia.
Non si tratta di un accorgimento “stilistico”. Qui non stiamo parlando di “bella scrittura”, ma di prudenza.
Un articolo di giornale si aggira intorno alle 40-60 righe (tra le 800 e le 1.200 battute, più o meno).
Se mandi al giornalista un comunicato troppo lungo, sarà lui a “tagliarlo” per poter stare dentro lo spazio che gli è concesso dal giornale o dal minutaggio del suo servizio in tv (un servizio sul TG dura più o meno 2-3 minuti).
E potrebbe tagliare parti che tu, invece, giudichi essenziali per l’immagine della tua startup. Quindi meglio se tagli tu, prima di lui/lei.
Finito! E adesso?
Okay, abbiamo finito. Adesso hai in mano tutti gli strumenti per scrivere un comunicato stampa perfetto, in grado di attirare l’attenzione dei giornalisti e di generare articoli e servizi su di te e sulla tua startup.
Tutto quello che ti resta da fare è mandarlo alle redazioni giuste. Ossia ai giornalisti che potrebbero essere interessati a quello che racconti nel tuo testo.
Scegliere i giornalisti “in target” (giusti) fa parte dei “trucchi del mestiere” del buon addetto stampa, e probabilmente gli dedicherò un altro articolo, fra qualche tempo.
Per cominciare, però, ti do un suggerimento: Quando hai finito di scrivere il tuo comunicato stampa, dedica qualche ora (o qualche giorno, ancora meglio) a leggere i giornali, esplorare il web e guardare i servizi in tv e segnati il nome dei giornalisti che si occupano di argomenti simili a quelli che tu vuoi comunicare.
Sarà facile, dopo, trovare la loro mail, con una breve ricerca sui social e sul web. Manda a loro il comunicato con una (breve) mail introduttiva e vedrai che i risultati non tarderanno ad arrivare.
Ricordati anche di allegare qualche foto, o addirittura un video se ce l’hai (senza sonoro, se possibile, in modo che i giornalisti possano facilmente aggiungere i loro commenti, tagliare, commentare, ecc.) per illustrare la tua notizia. Eviterai che siano loro a scegliere le immagini e scelgano qualcosa di meno pertinente.
Tutto chiaro?
Allora, adesso…FaiParlarediTE!
Alla prossima!
Marco
